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Le projet Central U SPORTS : L'évolution numérique du sport universitaire canadien

Andrew Bucholtz

Un grand changement s’amorce à U SPORTS dans un effort visant à centraliser le processus d’admissibilité de l’athlète, changement qui apportera des avantages au secrétariat national aussi bien qu’à ses 56 établissements membres.          

Le projet Central U SPORTS a vu le jour en janvier avec le contrôle des visites de recrutement au football et s’est ensuite élargi jusqu’à l’inscription en ligne des 12 000 étudiants-athlètes avant le début de la saison 2017-18. Depuis, d’autres processus papier traditionnels ont été transférés en ligne, y compris la standardisation des certificats d’admissibilité et des mises en candidature des étoiles académiques canadiennes, l’automne dernier. La prochaine étape est l’inclusion au système de la confirmation officielle de toutes les recrues du secondaire via un frais d'inscription obligatoire de 50 $, que les écoles ne peuvent cependant pas couvrir pour leurs étudiants-athlètes.

David Goldstein, Chef des opérations U SPORTS, confirme que le but du projet est de faciliter les processus, autant pour le secrétariat national que pour les établissements membres.

À un niveau très général, l’idée est d’améliorer les opérations de l’organisme. Nous sommes indéniablement un organisme de sport amateur, mais si nous réussissons à opérer de manière plus professionnelle, ce sera tout à l’avantage de nos membres, de nos conférences et de nos étudiants-athlètes. Je crois que le Central U SPORTS est un pas de géant dans la bonne direction lorsqu’il s’agit d’améliorer notre façon de faire les choses au quotidien. 

Goldstein

Goldstein a ajouté que la numérisation et l’uniformisation des certificats d’admissibilité en particulier ont toujours été des objectifs clés.  

« Nos certificats d’admissibilité en sont un bon exemple — les documents, émis par les établissements, énumérant les athlètes admissibles à participer à un sport donné au cours d’une saison spécifiée, » explique Goldstein. « Il s’agit d’un document très important et, jusqu’ici, il avait été réclamé par le secrétariat national sous forme de PDF ou par télécopieur, mais la présentation était différente selon l’établissement qui soumettait ledit document, certains donnant un plus grand nombre d’informations que d’autres. Il y a donc incohérence. Et, lorsque l’objectif est d’améliorer les opérations d’une entreprise, l’uniformisation est clé. Nos documents devraient tous avoir la même allure.

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« Qui plus est, nous ne faisons pas que recueillir ces renseignements, nous agissons parfois à titre d’intermédiaires. Par conséquent, si nous distribuons un document à la LCF, par exemple, ils veulent savoir qui a joué au football au cours d’une saison donnée afin de vérifier qui est admissible au repêchage. Le but est de leur envoyer un document bien rédigé et facile à lire, qui est cohérent et a une certaine allure, de manière à ce qu’ils puissent simplement le recevoir et l’utiliser tel quel, plutôt que de recevoir “une numérisation d’une numérisation d’une numérisation”… c’est de leur faciliter la tâche, à titre de précieux partenaires de notre organisme. »  

Il ne s’agit pas simplement d’enjoliver mais, comme le souligne Goldstein, ce nouveau format peut aider à prévenir les erreurs humaines et parfois régler des différends au sujet de l’admissibilité.  

Il ne s’agit pas simplement d’enjoliver mais, comme le souligne Goldstein, ce nouveau format peut aider à prévenir les erreurs humaines et parfois régler des différends au sujet de l’admissibilité.  

« Si toute erreur humaine est justifiable et que tout délai humain est justifiable, on peut supposer que nous sommes entièrement à la merci de cet individu et de sa boîte de réception de courriels, de la même façon que le document sous-entendu est aussi envoyé par un individu – donc, il y a possibilité que ces mêmes erreurs humaines surviennent à tous ces niveaux » dit-il. « Pour un document de cette importance... imaginez-vous au championnat national et il survient un différend quant à l’admissibilité d’un des athlètes… vous demandez : “Est-ce que le nom de l’athlète figure au certificat d’admissibilité ?” et au lieu qu’on vous réponde “Demandons au membre de notre personnel de vérifier sa boîte de courriels pour voir quelle est la dernière version qu’elle a reçue et demandons au membre de votre personnel de vérifier sa boîte d’envoi pour savoir quelle est la dernière version qu’il a envoyée”, un membre de notre personnel autorisé accède immédiatement au système électronique et vous répond “Le 18 octobre, à 14 h 59, la plus récente version a été téléchargée, elle avait alors été approuvée par le directeur des sports et signée par le registraire.”   

« Tout est là. C’est juste, clair, indéniable. Si le membre de notre personnel avait été malade ou en vacances au moment où cette information nous était cruciale, ça n’aurait rien changé. Ces renseignements sont toujours à portée de notre main. C’est un énorme plus, réduisant et éliminant cette erreur humaine et ce délai. »

En plus, un autre avantage clé du nouveau système, selon Goldstein, est qu’il rendra les données soumises par les établissements à la fois indexables et consultables, informant U SPORTS quant à la provenance de ses athlètes et leur permettant de prendre des décisions basées sur ces données.

« Si nous recevons des PDF de 56 établissements concernant leurs sports, il nous est impossible d’agréger ces informations, de les colliger, et d’apprendre de ces renseignements. Nous recevons tous ces documents qui nous disent exactement qui est admissible à concourir au sein de nos programmes au cours d’une année donnée, mais si je demande : Quelle est la moyenne d’âge d’un étudiant-athlète ? Combien d’étudiants-athlètes sont de Montréal ? Combien sont de Halifax ? Combien sont citoyens canadiens, combien ne le sont pas ? Avec les PDF et les télécopies, nous n’avons aucune de ses réponses ; ils représentent des centaines d’heures de recherches manuelles, une tâche beaucoup trop onéreuse à accomplir de manière systématique. Avec le Central U SPORTS, la réponse est spontanée. »

La sécurité et le respect de la vie privée sont des priorités excessivement importantes pour nous. Il s’agit ici d’un énorme changement et nous avons pris d’innombrables mesures pour assurer que, du côté technique, tout soit à la plus fine pointe en matière de sécurité.

« Soudainement, nous connaissons beaucoup mieux nos étudiants-athlètes, d’où ils viennent, quel âge ils ont. Et ça, ce n’est que la pointe de l’iceberg, nous ne récoltons pas davantage de renseignements que ce que nous avons toujours colligé, c’est juste que ceux-ci nous sont, dorénavant, accessibles et consultables. Donc, lorsque survient une décision à prendre au sujet d’un certain sport, d’un âge limite, d’une citoyenneté, d’un problème local, etc. toutes les données sont là, à portée de la main et je ne peux pas assez vous répéter combien il est important que nos décisions soient basées sur ces faits, sur ces données, et non sur des ouï-dire. »

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Bien entendu, le recueil de ce genre de renseignements peut soulever la question de l’accès à la vie privée des étudiants-athlètes. Mais Goldstein assure que cette préoccupation a été au noyau de la mise en œuvre du système.

« La sécurité et le respect de la vie privée sont des priorités excessivement importantes pour nous. Il s’agit ici d’un énorme changement et nous avons pris d’innombrables mesures pour assurer que, du côté technique, tout soit à la plus fine pointe en matière de sécurité. Et les paramètres d’autorisation sont bien définis. Par exemple, un membre du personnel de l’Alberta ne peut rien consulter au sujet d’un programme à Calgary… nous avons travaillé d’arrache-pied sur cet aspect et sous tous les angles légaux pour être aussi transparents qu’il est humainement possible de l’être. Et celle-ci demeure de loin la priorité, c.-à-d. assurer la sécurité et le respect de la vie privée. »

Goldstein précise que l’objectif n’est pas de transférer la responsabilité concernant l’admissibilité, mais de faciliter le processus de demandes d’admissibilité.

« Foncièrement, rien n’est changé au niveau de nos critères d’admissibilité. Nos établissements sont toujours les responsables de la pertinence de l’information et de sa soumission. Ceci ne fait que précapter ou préremplir les champs d’information et les reporter d’une année à l’autre, permettant aux écoles de vérifier chaque année plutôt que d’avoir à tout saisir de nouveau chaque fois… et nous essayons de simplifier le plus possible la transition, le système étant en mesure d’exporter les données en Excel, dans un PDF, ou dans quelque autre programme qu’utilise l’établissement à l’interne. » 

Goldstein souligne qu’il est important que U SPORTS ne s’empresse pas de tout numériser automatiquement, mais, plutôt, que toute transition soit faite avec soin et précision, de façon à ce que ça fonctionne pour les membres.

« C’est de s’assurer que nous ajoutons les processus pertinents aussi rapidement que nous pouvons le faire efficacement. Ça, c’est vraiment important et ce que nous réalisons de plus en plus c’est que, même si nous comprenons le processus en général, il est primordial de prendre un peu plus de temps que nous avions prévu, que nous parlions à nos membres et que nous leur demandions de nous faire voir les nuances, certaines petites choses qui auraient pu nous échapper, pour ensuite leur donner la chance de le mettre à l’épreuve et nous dire ‘C’est fantastique, mais vous me demandez de faire quelque chose qui va exiger 10 heures de mon temps alors que si vous aviez fait cet ajustement mineur, cela m’aurait pris une seule heure…’ Et c’est ce que nous visons. »

Il a ajouté qu’alors que, pour plusieurs, ceci va exiger plus de travail à court terme, dans le long terme, ça devrait diminuer les charges de travail et que les établissements se montrent, en général, très solidaires.    

« Avec quelque changement de cette envergure qui soit, on peut s’attendre à ce que ce soit ‘plus d’ouvrage’ au début. Nos membres travaillent déjà très fort, sont extrêmement occupés et ceci représente du boulot additionnel pour eux mais ils se sont montrés formidables. Les réactions ont été aidantes, le niveau de patience extraordinaire. Je pense que tout le monde comprend où nous voulons en venir, ce que tout ça signifie et, lorsque certains défis sont survenus, ils ont été très honnêtes et constructifs et c’est ce qui nous a aidés à nous améliorer. Nos membres ont vraiment été exceptionnels dans toute cette histoire. Il s’agit d’une transformation de taille qui sera vouée à l’échec si nos membres ne l’adoptent pas. »   

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Sue Hylland, directrice des services sportifs à l’Université d’Ottawa croit qu’il s’agit d’une initiative vitale pour U SPORTS.

« Nous voyons ça d’un œil très positif. Nous avons sauté dans le projet à pieds joints,’ dit Hylland. ‘Je faisais partie du groupe original qui reconnaissait l’importance d’une telle solution pour nous aider à uniformiser nos façons de nous intégrer aux processus d’uniformisation qu’utilisent les universités. Les universités doivent soumettre ces renseignements de toute façon alors pourquoi ne pas nous simplifier la façon de le faire ? »  

Elle est convaincue que ce changement s’imposait et voit déjà des progrès significatifs.

« Je crois que les bases sont en place pour que les choses deviennent de plus en plus faciles pour nous à mesure que nous avançons. Les vieux jours des soumissions papier étaient devenus ridicules. Nous sommes bien au-delà de ça. Ils avaient besoin de moderniser tout ça ou U SPORTS aurait manqué la parade. Ces données doivent être électroniques. J’ai également fait partie des discussions, j’ai travaillé à convaincre les membres mais, vous savez, à un certain moment, il faut simplement agir. On doit continuer à évoluer. C’est une approche stable et sûre ; tu ne lâches pas, les gens s’y font, deviennent de plus en plus confortables avec le changement, les choses progressent et un bon jour c’est comme si les problèmes n’avaient jamais existé. »

Hylland ajoute que le recueil des données et l’uniformisation peuvent rapporter de gros dividendes. Elle est optimiste que les universités, tout autant que le secrétariat national, en récolteront de gros dividendes dans un avenir rapproché.

«De l’ancienne façon, nous n’arrivions jamais à recueillir toutes les données. Le plus de données authentiques en ta possession, le plus ta propriété gagne de la valeur. Il y a tellement de manières dont ces données permettront la croissance des sports universitaires, ce qui en retour attirera de plus en plus de partenaires et c’est à ce moment-là que nous réaliserons l’étendue et la profondeur des données. »

Hylland était autrefois PDG des Jeux du Canada. Elle dit avoir vraiment saisi la valeur de ce genre de données dans ce poste et elle s’attend que ce soit un point tournant pour U SPORTS.

Le plus de données authentiques en ta possession, le plus ta propriété gagne de la valeur. Il y a tellement de manières dont ces données permettront la croissance des sports universitaires, ce qui en retour attirera de plus en plus de partenaires et c’est à ce moment-là que nous réaliserons l’étendue et la profondeur des données.

« Il te faut recueillir des données pour laisser entrevoir l’étendue et la portée de la propriété avec laquelle tu travailles et je ne crois pas qu’il y ait eu une autre solution miracle pour ce faire. Le système qui s’amorce avec le Central U SPORTS ajoutera une grande valeur puisque U SPORTS travaille activement à rencontrer des partenaires, s’acharne à former des ententes de télédiffusion et de commandites. Tout ça ne fait pas qu’aider U SPORTS, ça aide aussi les universités. Une fois toutes ces données en main, vous êtes en mesure de montrer aux commanditaires l’étendue, l’ampleur, et la portée de votre produit, ce qui en retour, renforce les capacités et séduit les partenaires potentiels. »

Bref, Hylland affirme que son établissement est très heureux des retombées à ce jour.

« Nous sommes contents d’avoir fait le saut. Nous voulions aider, faire partie du changement positif. Nous avons vite réalisé ce qui pourrait se produire. En fin de compte je trouve que c’est une valeur ajoutée. Nous en tirerons tous avantage à mesure que nous irons de l’avant. »


profile_1.png (74 KB)Andrew couvre les sports universitaires canadiens depuis 2005 dans des médias tels que le Queen's Journal, le CIS Blog et Yahoo Canada, où il a également été rédacteur en chef du blog de football canadien, 55-Yard Line. Il est titulaire d'un baccalauréat en arts (avec distinction) de l'Université Queen's et d'une spécialisation en histoire. Il travaille actuellement comme auteur et rédacteur pour Awful Announcing et The Comeback.